home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD School House 10 / CD School House - Education and Games (10.0) - Wayzata Technology (1995).iso / mac / DOS / MISC / ONTRACK / CHAP.04 < prev    next >
Text File  |  1994-05-18  |  13KB  |  296 lines
  1.  
  2.  
  3.                       CHAPTER 4 - SUCCESSFUL INTERVIEWING
  4.  
  5.                                    TECHNIQUES
  6.  
  7.           Overview
  8.  
  9.           Unfortunately,  the interview is often  a process to "screen
  10.           out  or  pre-judge  background, appearance,  etc."  and find
  11.           reasons  not to consider you any further.  It is good advice
  12.           to  consider the interview as a face to face meeting with an
  13.           equal  level of discussion and a common interest rather than
  14.           the traditional questioning and evaluating of a candidate.
  15.  
  16.           Dress
  17.  
  18.           Always  be on  the safe side  and dress  conservatively.  No
  19.           matter   what  the  position  is,  you  can't  lose  with  a
  20.           professional  look.  Wear the same  type of clothing as your
  21.           prospective boss.
  22.  
  23.           The  objective  is  for  you to  come  across  as confident,
  24.           successful,  and a professional.   Don't use  the day of the
  25.           interview  to try something new and risk being uncomfortable
  26.           and  nervous.   Little  touches can  make a  big difference:
  27.           shined shoes, manicured nails, and a neat hairstyle can go a
  28.           long way toward a good first impression.
  29.  
  30.           Timing
  31.  
  32.           Always  be on time but, if you  can, try and arrive a little
  33.           early and get to know the secretary or receptionist.
  34.  
  35.           First Impressions
  36.  
  37.           When  you walk  into the interviewer's  office, maintain eye
  38.           contact  shake hands FIRMLY.  Wait for an invitation to sit,
  39.           decline coffee or any beverage, and above all don't smoke.
  40.  
  41.           Keep  your ENERGY  up, impress  the "hell"  out of  them and
  42.           approach it as if it were the only job in the world.
  43.  
  44.           Skills
  45.  
  46.           Make  every effort to  learn all you  can about the company.
  47.           Research  resources are available  to help but,  if all else
  48.           fails,  go by early and ask  for an annual report or product
  49.           description brochure.
  50.  
  51.           Prepare  yourself  both  mentally  and  physically  for  the
  52.           meeting.   Carefully  review your  background, hear yourself
  53.           speaking  your  goals  and  expectations  and  rehearse your
  54.           answers to difficult questions.  We recommend a written plan
  55.           of what you intend to accomplish at the interview.
  56.  
  57.           Leave  your brief case, purse, etc. in the car.  Direct your
  58.           attention  toward the meeting  and the person  with whom you
  59.           will be talking.  Even if the interviewer is taking notes it
  60.           is   to  your  advantage  not  to  write  during  the  first
  61.           interview.
  62.  
  63.           Remember,  the interviewer often has  only one objective and
  64.           that  is to eliminate you  from further consideration.  Your
  65.           objective,  and in fact the purpose of a first interview, is
  66.           to get an agreement on a second interview.
  67.  
  68.           Always  be honest  and direct,  focus your  strengths on the
  69.           position as you understand it, have well prepared questions,
  70.           don't  offer unsolicited information, don't interrupt or ask
  71.           multiple  questions,  and speak  for  short periods  of time
  72.           using short sentences.
  73.  
  74.                                 STAY IN CONTROL
  75.  
  76.           Control
  77.  
  78.           You   can  win  a  position  of  relative  control  by  good
  79.           preparation   and  discipline.    Make  eye  contact,  sound
  80.           relaxed,  do not discuss controversial subjects, be yourself
  81.           and   don't  pretend.    Involve  the  interviewer  and  pay
  82.           attention, LISTEN.
  83.  
  84.           You must CONTROL the action and one of the very best ways is
  85.           to  ask, ask, ask!!  Learn about  the needs and wants of the
  86.           company through quality questions.
  87.  
  88.           Pay  careful  attention to  the interviewer's  questions and
  89.           always ask for clarification and try to get the other person
  90.           to talk 75% of the time.
  91.  
  92.           Be  sure that the  interview or interviewer  does not get in
  93.           the way.  Sell yourself, direct the conversation toward your
  94.           strengths, and leave a good and positive impression.
  95.  
  96.           One  way to be in control is  to plan and be prepared.  Know
  97.           about  the company  and be certain  that you  learn what you
  98.           need to.  Bring evidence of your work if it is appropriate.
  99.  
  100.           Ask questions back on tough questions.
  101.  
  102.           Questions You Must Ask
  103.  
  104.                What results will be expected of me?
  105.                What are the limits of my authority?
  106.                What are the formal responsibilities of my position?
  107.                What are the informal responsibilities?
  108.                Are  there any important projects in progress?  What is
  109.                their status and how can I contribute to their
  110.                completion?
  111.                What is your biggest problem?
  112.                What support services are available to me?
  113.                Is the company profitable?  What is the trend in next
  114.                3 to 5 years?
  115.                What will my budget responsibilities be, size,
  116.                approvals, etc.?
  117.                What are your expansion and growth plans?
  118.                Is the company for sale, mergers, acquisitions, etc.?
  119.                Do  you have a performance review?  How often, how does
  120.                it work?
  121.                What happened to the person who filled this position
  122.                before?
  123.                Is there a salary administration program and how does
  124.                it work?
  125.                What is your CEO like?
  126.                Are relatives permitted to work for your company?
  127.  
  128.           Difficult Questions You Might Be Asked
  129.  
  130.           What  are your  long and  short range  goals and objectives,
  131.           when  did you  establish them and  how are  you preparing to
  132.           achieve them?
  133.  
  134.                Don't try and answer a series of questions. Be prepared
  135.                with answers about your goals.
  136.  
  137.  
  138.           What  are  the most  important  rewards you  expect  in your
  139.           career?
  140.  
  141.                Be sure compensation and reward is a result of other
  142.                factors.  "I'm confident of doing a great job for
  143.                you and I would expect growth, advancement,
  144.                acceptance, recognition, and a challenge."
  145.                     
  146.           What  do  you consider  to  be your  greatest  strengths and
  147.           weakness?
  148.  
  149.                Strengths: dislike routine activity, look for
  150.                challenges,  work well on a team, adhere to procedures,
  151.                self starter and high level of energy and
  152.                assertiveness.
  153.  
  154.                Weaknesses: impatient, dislike being held back, and
  155.                tend to take on more than I can handle.
  156.                     
  157.           How  would  you describe  yourself, or  how  do you  think a
  158.           friend or co-worker would describe you?
  159.  
  160.                Have answers ready (consistent and an achiever).  You
  161.                may recall what was said about you in your last
  162.                performance review.
  163.  
  164.           In  what ways do you think you can make a contribution to my
  165.           company?
  166.  
  167.                Be confident and state that because of your
  168.                credentials, you can make an immediate impact in some
  169.                areas.  After a brief orientation, you can expect me to
  170.                take on major projects.
  171.  
  172.           What kind of boss do you prefer?
  173.  
  174.                Give your true feelings (communicative, no surprises,
  175.                does not over manage, teaches, etc.) don't elaborate
  176.                and don't make disparaging remarks about your current
  177.                or past supervisor.
  178.  
  179.                Ask the interviewer, "Are you that kind of manager?"
  180.  
  181.           Which   of   your   accomplishments  gives   you   the  most
  182.           satisfaction?
  183.  
  184.                Tell about an accomplishment (story) and be sure it
  185.                relates to the job you are interviewing for.  You can
  186.                use a longer answer.
  187.  
  188.           Are you willing to go where the company sends you?
  189.           Does relocation bother you?
  190.           Are you willing to travel, what percentage of the time?
  191.  
  192.                Answer  positively. "Yes,  I enjoy  meeting and dealing
  193.           with  new  people."   Now is  the  time for  you to  ask the
  194.           questions.   "Is  relocation part of  this job  and how much
  195.           travel would be expected of me?"
  196.  
  197.  
  198.           WHAT WOULD YOU TAKE TO WORK HERE?
  199.  
  200.                NEVER  answer this in the first interview.  "As it
  201.                stands  now, I know very little about your company
  202.                and  I  would  like  to  FIND  OUT  MORE  before I
  203.                answer."  Immediately ask your interviewer a solid
  204.                question to change the subject.
  205.  
  206.  
  207.                                      ENDING
  208.  
  209.           Close
  210.  
  211.           Always  ASK FOR  THE JOB  and close  the interviewer  on the
  212.           second  meeting.  "I enjoyed learning about your company and
  213.           I  would like the job."  "When  can we meet again?" Focus on
  214.           agreement for the next meeting.
  215.  
  216.           Call  your references, if  you left their  names, and keep a
  217.           written record of the interview on the debriefing form found
  218.           in Chapter 4 - Work Forms that follows below.
  219.  
  220.           Rejection
  221.  
  222.           Keep  organized and keep  a record of  reasons, according to
  223.           type,  of why you are rejected  and build up valid responses
  224.           to overcome these objections.
  225.  
  226.           There  are many reasons  for rejection that  are out of your
  227.           control  but there are several aspects of the interview that
  228.           you  can  control.   Reduce your  rejection odds  by careful
  229.           PREPARATION.    Learn these  factors  and remember  that you
  230.           should not be rejected for:
  231.  
  232.                Appearance
  233.                Weak Record
  234.                Lack Of Interest
  235.                Not Talking
  236.                No Initiative
  237.                Poor Questions
  238.                Emphasized Weaknesses
  239.  
  240.  
  241.                               AFTER THE INTERVIEW
  242.  
  243.           Follow-up Immediately
  244.  
  245.           Start  thinking about the follow-up strategy even during the
  246.           later  part of the interview.   Ask yourself what you can do
  247.           to  convince the interviewer  that you are  the right person
  248.           for the job.
  249.  
  250.           It's much too important, do something!
  251.  
  252.           Thank You Letter
  253.  
  254.           Thank  the interviewer (see Chapter 4 - Work Forms) and take
  255.           advantage  of a good sales opportunity.  This is the perfect
  256.           chance  to  convince the  employer  that you  are  the right
  257.           person  for the job  and you will be  a valuable addition to
  258.           his company.
  259.  
  260.           Send  it soon,  on the  same day  if you  can.   You will be
  261.           perceived  as  being interested,  aggressive  and courteous.
  262.           Send it or hand deliver it the next day but dated the day of
  263.           the interview.
  264.  
  265.           The  first part should  thank and remind  the employer about
  266.           your meeting and your interest in the company.
  267.  
  268.           The  second  part should  contain  the sales  message  and a
  269.           restatement  of  the interview  highlights.   It is  well to
  270.           refer   to  specific  points  discussed  and  build  on  the
  271.           foundation  started in the interview.  Take this opportunity
  272.           to  recover  positively any  errors  you felt  you  made and
  273.           respond  to the  employer's needs with  your problem solving
  274.           achievements.
  275.  
  276.           The  third part of the thank you letter should re-state your
  277.           appreciation and your interest in the position.
  278.  
  279.           Phone Calls
  280.  
  281.           Always  use the phone if the interview went badly.  You have
  282.           some important new information to share with the employer or
  283.           you  have received an  offer and need to  know the status of
  284.           your meeting, or "what is the next step?"
  285.  
  286.           Keep  the call short and to the  point and be sure you state
  287.           who,  what, where, and  when to avoid  any confusion.  "Have
  288.           you  reached a decision yet?", "What would be a good time to
  289.           meet again?",  "I would like the job!"
  290.  
  291.           Be prepared for rejection and ask what the problem was.
  292.  
  293.           ------------------------------------------------------------
  294.           end of chapter
  295.  
  296.